معرفی دبیرخانه مرکزی - دانشگاه خوارزمی

سال مهار تورم و رشد تولید

معرفی دبیر خانه مرکزی

| تاریخ ارسال: 1402/3/27 |

عنوان موسسه: دانشگاه خوارزمی

مدیریت ذیربط: مدیریت امور اداری و منابع انسانی

عنوان واحد: دبیرخانه مرکزی

خلاصه وظایف:
دبیرخانه امور دفتری و مکاتبات اداری یک سازمان (از جمله ثبت نامه‌های وارده و صادره، بایگانی و نظارت بر گردش آن‌ها) را انجام می‌دهد. در واقع اصلی‌ترین وظیفه دبیرخانه، ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و نظارت بر گردش کار صحیح نامه‌ها است.

وظایف دبیرخانه مرکزی

دریافت، کنترل نامه های وارده از نظر وجود امضاء، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم)
ثبت اطلاعات نامه در دفتر اندیکاتور یا اتوماسیون اداری و اختصاص تاریخ و شماره وارده به نامه توسط کاربران دبیرخانه.
ارایه نامه به مقام یا مسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری «ارجاع» گفته می شود. ارجاع می تواند به صورت دستی بر روی فیزیک نامه و یا به صورت الکترونیکی در اتوماسیون اداری صورت پذیرد.
ثبت شماره نامه و تاریخ در دفتر ارسال مراسلات و تحویل فیزیک مکتوبات به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده . در صورتی که این فرایند الکترونیکی صورت گیرد، فیزیک در محل از قبل تعیین شده نگهداری می گردد.

دفعات مشاهده: 876 بار | دفعات چاپ: 70 بار | دفعات ارسال به دیگران: 0 بار | 0 نظر